2018年3月5日 星期一

談網路化的員工教育訓練

談網路化的員工教育訓練
【本文刊登於86/03/28經濟日報副刊】

教育訓練---企業與員工共同成長的動力
「員工是企業最重要的資產」是近年來各大企業爭相宣示,或不斷揣摩學習的主題,松下幸之助 先生所言:「我們製造任何產品之前,先製造人才」,更是闡述了企業以人為本的精義。這表示 企業界已能認同「員工是生產工具之一,但不應該只是工具而已!」尤其是處於目前這個知識與 資訊快速更新膨脹的時代裡,企業若想掌握市場潮流永久經營,最有效的方法莫過於實施員工教 育訓練,讓企業與員工一起充電,一起成長。
早期的教育訓練被當做是企業施捨給員工的一種福利,無形中成為獎勵員工的一種管理手段。近 年來有人開始提倡終生學習與組織學習理論,加上資訊的爆炸與經營環境變動迅速,教育訓練乃 漸漸變成企業追求成長與永續經營的基本策略之一。
以往教育訓練就形態而言可分為內訓與外訓,就內容而言可分為專業課程與人文通識課程二種。 內訓比較傾向企業體內經驗技能的傳承,企業本身須具備有講師能力的(各級)主管;而外訓通 常是為了利用外部資源與設備,引進更新穎的技術及理念,使企業體保有清澈的源頭活水。專業 的教育訓練課程以快速提升部份特定員工的技能為主,如業務人員接受「如何創造雙贏的談判」 、財務人員接受「外匯操作與避險」等。至於人文通識課程大多以強化整體員工的文化素養, 凝聚向心力與認同感為目的,旨在為員工與企業塑造一個更有人文素養的工作環境與優質 企業文化。
近二年來,網際網路技術與應用風起雲湧,許多企業漸漸感受到一股新的管理浪潮將迎面而來, 只是目前尚無法清楚界定此一浪潮的型態與威力;也有一些引領風潮的企業著手加以實驗並整裝 以待,如台灣IBM公司率先實施無辦公室上班,大多數員工都以網路連線方式在虛擬辦公環境中 完成實際的工作任務。台灣大學商學院洪明洲教授則是國內在網際網路上進 行企業個案研究教學 的先鋒。
緣此,企業內人事主管不禁要問︰「教育訓練可否網路化?如何做才好?」

教育訓練網路化vs.企業員工的新思維
一如筆者在經濟日報3月17日「網路行銷的兩條路」所言,網路是現實生活的反射鏡,真實生活中 的一切行為都將投射到裡面去。只要將現有的工具與流程巧妙地重新安排,購物、上班、上學、 娛樂都可以透過網路來執行,企業內的教育訓練自然也能如法泡製。
「效率」觀念是企業內教育訓練網路化的第一個要求。網路本身具有幾乎同步(real time)的傳送 與接收功能,快速回應因此成為教育訓練上的配合要素。如果員工不能在效率上密切配合,必定 會使課程進行不順利。
主動參與是第二個要求。網路雖有遠端互動的便利,卻有無法當面(face to face)監視的缺點。一 切行動與約定都要在當事人主動參與的前提下才能進行。員工當發揮強烈自我管理精神,隨時提 醒自己不進則退,勤於開機,定時上線,才能從網路教育訓練中獲得企業所期望的成效。
勇於學習新工具可能是網路時代員工的必備態度。許多上班族面對變動迅速,排山倒海而來的新 資訊工具時存有逃避的心理,不敢去面對並加以學習運用。不斷產生出來的新工具與新工作方法 固然會令人增加學習的挫折感,卻也是員工保持技能優勢,提升自己工作能力的不二法門。如果 員工無法融入企業網路的操作流程中,透過網路所做的一切努力勢必大打折扣。
以上不只是提醒上班族,也是針對各企業網路化的守門人---資訊人員---所提出的一個反思。流程 規劃與程式設計是否能儘量善體人意(User-friendly)簡便好學,操作容易則是另一大課題。

網路教育的規劃
在企業已具有完整網路(Intranet)系統的前題下,主持網路教育規劃的人必須具備較高的學養 與工作經驗,既能泂悉潮流走勢也能瞭解各層各部員工專業與非專業知識的需求,並以塑造優 質企業文化的態度來執行,以免流於形式或曲高和寡而功效不彰。
依筆者得自於某大上市企業集團的經驗,推行網路教育千萬不可採用純「自願」模式,以免高估 員工參與力而落得「網」景淒涼,乏人問津。適度的獎勵誘因,配合績效評比與升遷制度才能確 實達到要求的效果。筆者建議可採用類似「學分制」的辦法,依部門等級給予獎勵,或做為主管 升等的重要參考依據。
課程分類與題目設計是網路教育的中心,內容上可分為專業與人文二種,型態上則可分為必修與 選修二類。所有課程可以做成二層關卡式,員工須在下載(閱讀)課程內容後,在規定時間內依 題目做答才能通過第一關,可要求答案中須具有採訪企業內部或外部與該主題相關之專家的記 錄。第二關的題目可鼓勵員工自行發揮作答,並於期限截止後擇期一起在特別設計的網路佈告 欄上加以發表。
所有題目做答字數不宜要求太多,比如說規定在200字以內。網路佈告欄可以加上讀者評論與最 佳文章票選的界面設計,讓員工教育訓練活動同時具有企業文化網的功能。如果企業已有自己的 國際網路網站,不妨考慮將此佈告欄放在首頁下,對外公開,一方面可以給員工增加一些求好的 心理壓力,一方面也能活絡首頁內容,達到企業形象的宣傳效果。
互動模式的界面設計,如果配合適當的誘因,可以成為凝聚員工向心力與促成腦力激盪的好方法。 當然,讀者評論送出後會自動顯示其員工代號或姓名的設計,較能避免漫不經心的瞎攪和以及惡 作劇。

可以面對面的網路教育訓練
以上閱讀-交報告式網路教育訓練在成本上比較低廉,一般企業只要擁有優秀的企劃人才,配合 外聘企管顧問師,推動起來不會有太大困難。另一種網路教育訓練則是透過類似電子視訊會議的 方式進行,傳統作法成本較高,大部份為知名跨國公司所採用,每年能為公司節省龐大的人員 出差旅費。
網路時代來臨後,各大電腦公司已爭相開發PC級的網路視訊會議系統,藉由使用者只繳付當地 市內電話費的優勢展開推廣。此方法相當適合分公司、廠房或營業處較分散的企業(集團) 使用, 在約定時間內各地區接受訓練的人員只要連上網路,便能看到/聽到講師上課的內容,並能立刻在 網路上參與講師或其它遠端上課同仁的討論。除此之外,課程內容與型態與傳統作法並無兩樣。
企業導入網路視訊會議系統可以免去受訓人員及講師遠距交通奔波之苦,並能節省龐大的旅費成本。 唯目前受制於影音同步傳輸技術尚未成熟與線路頻寬不足,暫時無法普遍化。由於市場潛力極大 (尤其市都會區交通停車狀況日趨困難之下) 已有人試圖藉由各地有線電視業者既有的寬頻網路幹 線,在各縣市停車便利之處成立網路視訊會議中心,分時段出租給企業使用,再逐步將末端(client端)系統以出租或出售方式推進企業內部。屆時教育訓練網路化將變得更加普遍!

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