管理者與企業網路--明碁公司為例

管理者與企業網路--明碁公司為例
【本文刊登於86年8月號震旦月刊; 86/10/30經濟日報副刊; 86/12月號鞋技通訊】

電腦網路的興起代表人類處理訊息的效率單位由「每日」變成「每秒」﹐對於追求效率的管理者而言﹐可算是美夢將要成真的大好消息。然而在實際的企業體中﹐網路化的過程卻經常成為管理者的夢魘﹐其間差異已受到各方專家的注意並深入探討中。

網路對管理者的好處---核心價值
網路的運用必以電腦為主基礎﹐龐大的記憶量與快速運算處理能力便成為核心價值。一般企業組織常因業務量增加而不得不擴大人員編制與管理層級﹐以確保(記憶)每一件事及與此事相關的其它人﹑事﹑物都受到妥善的處理。營運成本因此必然增加﹐工作效率則未必提昇﹐競爭力也會受到嚴苛的考驗。
管理者若能以電腦的核心價值為思考重點﹐依照80-20規類法則﹐將大多數(80%)屬於經常性的瑣碎工作(routine and trivial jobs) 架構於電腦網路之下﹐藉由幾乎瞬間完成的網路傳輸來處理﹐部門與階層間的往來溝通效率便能獲得大幅提昇﹐主管與員工可分出較多精神來處理其它20%較須彈性與新創意的工作﹐有助於管理層級之減少而達成組織扁平化之目的。
筆者訪談多家企業後發現許多管理者因為心態調適不良，只為網路化的時髦而網路化，或是只將網路當作一種附屬的工具，認定網路化是一種成本負擔，本身投入太少而造成看似局內人，其實是隔岸觀火的現象。管理者會有如此心態與反應通常肇因於本身對電腦的學習與操作能力不如下層部暑，不願意讓部屬看到自己拙笨的學習與操作動作。此外，也有人認定敲鍵盤是秘書的工作，身為主管一定要作高階的戰略規劃，不可將時間花在低階的工作上，必須與鍵盤保持距離。
為從網路架構中獲取最大效益，管理者應該將網路當作一種全新的工作(生活)環境，80%的以上的工作流程與訊息傳遞都在此環境中完成。在此概念下網路化將不再是成本，而是一種資產；週全的訓練與虛心的學習則是可以衍生更多資產的不二法門。
管理者與網路應用
國際知名的明碁公司可算是網路與管理結合的成功典範。在留英背景的李焜耀總經理之投入與推動下，藉由電腦網路的核心價值在企業內部網路形成一個完整的工作環境。其中值得在此加以介紹的項目如下：

一、 電子表單E-Form系統:
依照電腦處理特性與內部簽核流程所開發的各式電子表單具有易於使用的共通視窗操作模式，加速簽呈的傳遞流程，由其是有多部門會簽需求的表單在此系統下更能顯現效率提升的效果。一切往來簽核文件都附有送出與收執時間紀錄，不論結果如何，有無積壓的情事都像附屬意見般令人一目瞭然。

二、 主管資訊系統Executive Information System
透過IntraNet與資庫的結合，各分公司、部門的重要產銷資料都能一夜之間迅速彙整並在次日上班前產生報表，供各級主管做為決策與應變調度的參考依據。此系統的特質在於資料閱讀權限依各級主管之實際業務需求而定，密碼管制措施完善，閱讀者身份與閱讀時間都有詳細的紀錄可以追蹤。

三、 文件管理系統Document Management System 變動迅速是資訊業的市場特性，企業經營的方法與管理模式也是天天推陳出新，企業因此必須要隨時修正各種流程與規章以強化彈性與因應能力。明碁公司的文件管理系統可完整紀錄各版文件的修改過程，最新版本的文件可透過網路系統遞送到全球各分公司與辦事處。儘管跨國組織與部門繁多，任何新的決策與動向都能如臂使指般即時傳達無誤。
方便的介面與決心
方便的介面與管理者的決心是明碁公司網路化成功的重要關鍵。明碁公司採用一般的超文字標誌語言(Hyper-Text MarkupLanguage簡稱HTML)做為企業網路的使用介面，對於原本就有一人一機之電腦環境的明碁公司員工而言，接納並融入此一新網路環境勢必更加容易。資訊部門主管趙經理表示:「由於公司的電腦化程度以相當成熟，導入網路系統的過程會比較簡單，我們只花六個月時間便完成整個可以運作的架構。」對於電腦化程度不高的公司，趙經理建議: 「訓練，完整的訓練是網路化成功的關鍵之一，只有透過訓練才能讓同仁確實感受到網路是個便利的環境，不只是一個工具。」
管理者的決心表現在實際的執行與運作上。某上市企業集團設置資訓部門推動電腦網路化多時，卻遲遲不見成效。筆者訪談後發現其管理者只要求員工在網路上進行一些資料的傳輸，自己跟本不願意學習電腦鍵盤的操作，似乎網路只是員工的作事工具之一，給他簽核的所有文件依然使用檔案夾簽呈紙逐一遞送。明碁公司導入網路系統之時，李總經理便決心使其超越工具而成為一個環境，率先使用此一系統於日常辦公業務上。

瓶頸與障礙
企業網路化的過程難免會遇到各種瓶頸與障礙，機密安全通常是第一道難題。於此，明碁公司的作法足為借鏡。趙經理表示:「依照80-20劃分原理，真正機密性高的內容是不會放在網路上的，如果80%的日常瑣事都能透過網路輕鬆完成，其餘20%的事也就容易處理了。何況明碁將InterNet與IntraNet完全區隔，前者以對外宣傳的功能為主，後者則以提升內部效率與整體競爭力為主，由外向內入侵讀取機密的可能性相當低...。」
真正的瓶頸在於主管的電腦恐懼症與疏離感。主事者與程式開發人員設計夠方便 (user-friendly)的操作介面與充足的訓練是突破此障礙的不二法門。此外，內容設計若能免除由上而下宣示天威的調性，以整合式傳播行銷的手法，將企業內的所有知性感性的社交訊息如傑出員工報導、社團、演講、旅遊、交友、文化網、企業成就與動向...等，全部登上網路，可以更容易讓年紀較大的主管領略到「環境」的感覺，提早克服上網的恐懼感。